Hopp ned til innhold

Gjennomføring av digitale årsmøter

Med digitalt årsmøte kan du avgi din stemme uansett hvor i verden du befinner deg!

Torsdag 12. mars tok regjeringen viruset på alvor. Den 27. mars var Covid-19 forskriften på plass. Regjeringen fikk midlertidig hjemmel til å fravike våre lover, for å begrense spredning av viruset. 

Koronareglene har også stor innvirkning på våre kunders avholdelse av årsmøter. Bestemmelsene for å hindre folk i å ha fysiske møter, gjorde at vårt råd til kundene ble å utsette alle årsmøter. I første omgang til 27. april, som senere ble forlenget til 27. mai. Dette satte mange styrer i en vanskelig knipe. Enkelte hadde behov for å få vedtatt vedlikehold og ikke minst den tilhørende finansieringen. Tilbud som var innhentet går ut på akseptfrist. Andre vil ut av styret. Noen hadde ikke tatt høyde for at styrehonorar ikke ble utbetalt. Regnskap for de regnskapspliktige må sendes regnskapsregisteret senest 31/7-20. 

Regjeringen så boligselskapenes utfordring. Men det var aldri snakk om å åpne for fysiske årsmøter. Vi må alle delta på denne dugnaden for at planen skal virke. Istedenfor ble det tillatt å avholde digitale møter. Det ble også mulig å avgi forhåndsstemmer. Det ble selvfølgelig stilt spørsmål om dette var forsvarlig og om demokratiet ble droppet for saken. Styrene får forholdvis frie tøyler. Det er krav om at alle skal ha mulighet til å delta i møtet. Men ingen kan kreve fysiske årsmøter. Regjeringen har tillit til at styrene selv vet og bestemmer hvilken løsning som passer best for dem, lokalt i sitt eget boligselskap. Styret gis også muligheten til å vurdere om en sak er egnet til å behandles på denne måten eller om den skal utsettes.

ABBL har tilbudt styrene to metoder for å gjennomføre årsmøtet. Den ene er forhåndsstemming. Det sendes ut en innkalling fysisk eller via e-post med medfølgende forhåndsstemmeseddel. Den enkelte eier må enten via e-post, ordinær post eller manuelt legge stemmeseddelen i sameiets postkasse innen en gitt frist. Metoden har åpenbare svakheter. Det er mulig å stemme for, mot eller blankt. Men det er ikke mulig å argumentere for sakene. I bestefall er det mulig å spørre styret via telefon eller e-post. Det er heller ikke anledning til å justere forslagene underveis. For eksempel å foreslå et annet beløp for styrehonorar, andre kandidater til valg osv.

Digitalt møte er den andre varianten. Alle som vil delta, må ha oppgitt e-postadresse eller mobil-nummer. Her må styret vurdere om det må gjøres en jobb med å innhente manglende opplysninger. Innkallingen kommer i en e-post. Hvis det ikke er oppgitt e-postadresse, sendes en SMS. Det gis beskjed om at årsmøtet avholdes digitalt grunnet koronabestemmelsene. Pålogging skjer på https://minside.bbl.no/ABBL/.  Før eier kommer inn på «Min side» må vedkommende bekrefte aksept for elektronisk kommunikasjon med styret og forretningsfører, samt bekrefte telefonnummer og e-postadresse. Det anbefales at møtet starter med en «høringsperiode». I høringsperioden kan eierne kommentere forslagene og styret har mulighet for svare. Det er også mulig å komme med forslag innenfor temaet som tas opp og under valg komme med forslag til andre kandidater. Det er ikke mulig å avgi stemme under høringen. Dette fordi at alle skal ha fått anledning til å kommentere før det stemmes og alle skal ha mulighet til å lese kommentarene før avstemming. Etter høringen vil det være en pause fra noen timer opptil et døgn. I denne perioden kan styret, sammen med forretningsfører, vurdere om det kom inn forslag som skal legges inn i møtet for å kunne stemmes over. Dette skal erstatte benkeforslag og protokolltilførsler.

Når det åpnes for avstemming, mottar eierne et nytt varsel via e-post/SMS. Nå er det mulig å stemme. Alle kommentarene og svarene er fortsatt tilgjengelig for alle eierne. Eierne må gå igjennom punktene kronologisk, akkurat som ved et fysisk møte. Når du har avgitt en stemme er den endelig. Det er ikke mulig å gå tilbake og endre etter at stemme er avgitt. Når den enkelte er ferdig med å avgi stemmer, sendes det en kvittering som bekrefter din stemmeavgivelse. Forretningsfører får en oppstilling over alle deltagere og avgitte stemmer. Forretningsfører og styret får ikke vite hva den enkelte har stemt. Protokoll utformes og legges ut for digital signering av møteleder og medundertegner.

Muligheten for digitalt årsmøte er utviklet på rekordtid. Det er imponerende hva de har fått til på så kort tid. Allikevel er det enkelte ting som ikke var mulig å få på plass i første versjon. Blant annet håndterer det ikke å gi andre fullmakt til å representere seg i møtet. Det må i tilfelle gjøres ved at den som var tiltenkt fullmakt, faktisk gjennomfører møtet for deg eller sammen med deg. Det er fullt mulig å ha med seg en rådgiver eller to. Ingen vil merke det. Boligselskap som har næringsseksjon skaper utfordringer. For det første vet vi ikke vet hvem som kan representere selskapet. Det andre er at dagens versjon av digitalt møte ikke takler avstemming med brøk, men det kommer en løsning for dette. Ofte eies en leilighet av flere enn en person. Da er det greit å vite at den som først logger seg på møtet, vil være den som avgir stemme.

På tross av begrensning i dagens versjon, gir et overveldende flertall positive tilbakemeldinger på gjennomføring av digitale årsmøter. Vårt datafirma, som har levert produktet, kan meddele at over fem hundre møter er gjennomført. Det er mye, med tanke på at dette er et tre uker gammelt produkt. 

Digitalt møte er noe helt nytt og trenger litt tilvenning. Dagens versjon har sine mangler. Men, med litt mer erfaring og tid, kan dette bli en veldig god erstatning for fysiske møter. En av de klare fordelene er at ingen må møtes fysisk til et spesielt tidspunkt. Alle kan selv velge når (innenfor perioden) de vil logge på og avgi stemme. Og du kan avgi din stemme, uavhengig av hvor du er i verden!